8.7.1
Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele - identifikátory
Ing. Božena Künzelová
Zákon o JMHZ zavádí dva nové důležité identifikátory, a to osobní identifikační číslo zaměstnance a identifikátor zaměstnání; dále pracuje s pojmem identifikátor zaměstnavatele (variabilní symbol). Všechny tyto identifikátory, které jsou jednoznačným numerickým bezvýznamným identifikátorem, je zaměstnavatel povinen uvádět na všech relevantních podáních podle zákona o JMHZ.
NahoruEvidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ – osobní identifikační číslo fyzické osoby – zaměstnance
Zaměstnanci bude při prvním přihlášení na ČSSZ prostřednictvím hlášení JMHZ přiděleno osobní identifikační číslo (dále jen "OIČ"), které bude natrvalo sloužit k identifikaci zaměstnance pro účely evidence JMHZ. OIČ obdrží vždy daný zaměstnavatel v rámci registrace zaměstnance, bude tedy sdělováno pouze zaměstnavateli. OIČ bude zaměstnanci přiděleno tzv. na celý život, při zaměstnání u jiného zaměstnavatele je tento jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor zachován – nový zaměstnavatel ho standardně obdrží při registraci daného zaměstnance do JMHZ (případně ho může použít již při registraci, bude-li ho znát od předchozího zaměstnavatele, výjimečně od zaměstnance, neboť není nezbytné tento identifikátor sdělovat zaměstnanci, protože nebude používán při styku zaměstnance – fyzické osoby – s orgánem veřejné správy, slouží pouze pro potřeby identifikace zaměstnance v rámci podání JMHZ. OIČ bude přiděleno i stávajícím pojištěncům, kteří jsou již vedeni v registrech pojištěnců ČSSZ. Zaměstnavatel bude povinně uvádět OIČ na hlášeních JMHZ.
OIČ bude zaměstnavateli distribuováno do jeho datové schránky; budou zasílána jak jednotlivě, tak i hromadně.
V důvodové zprávě k zákonu o JMHZ je uvedeno, že se nepředpokládá, že by OIČ bylo využíváno jako náhrada rodného čísla.
Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu evidovaného údaje o svém zaměstnanci, a to do osmi dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.
Zároveň je povinen odhlásit svého zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě osmi dnů ode dne, kdy skončilo jeho zaměstnání nebo kdy zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, popřípadě kdy přestal poskytovat plnění zaměstnanci.
Pokud zaměstnanec vykonává u téhož zaměstnavatele více zaměstnání, je zaměstnavatel povinen plnit své povinnosti obdobně pro každé z těchto zaměstnání.
Jestliže zaměstnavatel nesplní některé své povinnosti vztahující se k evidenci zaměstnanců ve stanovené lhůtě, například povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců, oznámit změnu zapsaných údajů nebo odhlásit zaměstnance z této evidence, a to ani na výzvu ČSSZ, pak ČSSZ provede toto přihlášení, odhlášení či změnu z moci úřední.
NahoruZměny v registraci zaměstnanců od 1. července 2026 – povinnost zaevidovat zaměstnance
Také registrace běžného zaměstnance bude nově obsahovat širší sadu položek než v současné době.
Zaměstnavatel musí přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě osmi dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání.
V případě atypických vztahů zaměstnance a zaměstnavatele (například v případě člena voleného orgánu právnické osoby) je zaměstnavatel povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnavatelů ve lhůtě osmi dnů ode dne, kdy mu vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění nebo kdy mu zaměstnavatel poprvé toto plnění poskytl, přičemž se může jednat o plnění v peněžní i nepeněžní podobě.
Přihlašování a odhlašování zaměstnanců je možné výhradně elektronicky, shodnými způsoby, jako je zasíláno hlášení JMHZ. Pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel oprávněn od zaměstnance požadovat sdělení údajů potřebných pro přihlášení nebo částečné přihlášení do evidence zaměstnanců ještě před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce; tyto údaje ovšem zaměstnavatel smí použít pouze k tomuto účelu.
Pokud nejde o zahraničního zaměstnance ve smyslu ustanovení § 87 odst. 1 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (dále jen "částečné přihlášení"), v rámci kterého zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance, předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě osmi dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.
Jestliže fyzická osoba nenastoupila k výkonu práce, má zaměstnavatel povinnost oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do osmi dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce.
NahoruEvidence zaměstnání podle zákona o JMHZ – identifikátor zaměstnání
Identifikátor zaměstnání slouží pro odlišování jednotlivých pracovních nebo obdobných vztahů. Pokud má zaměstnanec u téhož zaměstnavatele sjednáno více zaměstnání, pak každé jednotlivé zaměstnání bude mít přidělen samostatný identifikátor, čímž se spolehlivě určí, ke kterému zaměstnání se příslušné údaje sdělované v rámci JMHZ vztahují.
Také i identifikátor zaměstnání bude sdělován zaměstnavateli prostřednictvím jeho datových schránek, a to podle situace opět jak jednotlivě, tak i hromadně.
NahoruEvidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ – variabilní symbol
Hlavní identifikátor, jehož prostřednictvím se zaměstnavatel, případně jeho mzdové účtárny, budou identifikovat, s povinností ho uvádět v rámci podání podle zákona o JMHZ, je variabilní symbol. Každý zaměstnavatel a každá jeho mzdová účtárna budou mít svůj samostatný variabilní symbol, který je bez časového omezení a je neměnný. Variabilní symbol dostane zaměstnavatel přidělen při svém přihlášení do evidence zaměstnavatelů, ledaže mu byl přidělen již dříve. Písemnost obsahující variabilní symbol doručí zaměstnavateli ÚSSZ.
Evidencí zaměstnavatelů se rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnavatelích pro potřebu JMHZ. Registrace zaměstnavatele se od současné podoby bude lišit, neboť bude obsahovat širší obsah položek.
Pro účely agendy JMHZ zavádí zákon o JMHZ novou evidenci zaměstnavatelů, kterou povede ČSSZ. Do této nové evidence se přihlašují povinně všichni zaměstnavatelé podle zákona o JMHZ. V souvislosti s tím, by měla být odstraněna povinnost přihlašování zaměstnavatelů do registru zaměstnavatelů ze zákona o nemocenském pojištění (viz doprovodný…
