Input:

Řízení rizik projektu Garance

28.4.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

10.9 Řízení rizik projektu

Ing. Pavel Večeřa

Řízení rizik projektu

Při přípravě i realizaci projektu mohou nastat rizika, která jeho realizaci mohou zcela znemožnit, prodražit nebo oddálit datum jeho dokončení. To může být velmi nepříjemné a situace nastalého rizika může vést k potřebě vyvinutí nadměrného úsilí k jeho odstranění. Proto zde platí silně zásada, že lépe je vždy rizikům předejít než se dostat do kritické fáze „hašení požáru”. Lepší je prevence než represe.

Je úkolem projektového týmu tato rizika sledovat a průběžně vyhodnocovat. Lépe je upozornit na riziko, které vzniká a je ještě nízká pravděpodobnost, že skutečně nastane, a již s předstihem uvažovat o potřebných opatřeních, jak mu předejít.

Projektový tým by měl znát své kompetence, a pokud riziko přesahuje jeho možnosti, bezodkladně eskalovat řešení problému na vedení obce. Ani vedení obce by nemělo hlášená rizika podcenit, mělo by mít důvěru k projektovému týmu – jsou to odborníci, kteří byli speciálně vybráni a s projektem žijí každým dnem, mají bezprostřední informace z komunikace s dodavateli nebo odbornými pracovníky obecního/městského úřadu.

Rizika mohou vzniknout např. z důvodu nedostatku nebo opožděného proplácení finančních prostředků (dotací od poskytovatelů dotací, čerpání úvěrů od bank), objektivních okolností (počasí, právní spor), konfliktu s dodavateli, prodlení stavebního úřadu (povolování, kolaudace).

Rizikům je třeba předcházet a být na ně připraven vytvářením rezerv (finančních, rozpočtových, časových v harmonogramu, personálních uvnitř projektového týmu). Bez kompetentních a motivovaných lidí to opravdu nejde.

Finanční rizika

Výpadek příjmů v obecním rozpočtu, neschválení úvěru bankou, prodlení v proplacení dotace může zkomplikovat realizaci projektu. Dodavatelské firmy samozřejmě ztrácejí ochotu dále pokračovat v dodávkách, provádění stavebních prací, poskytování služeb, pokud nedostávají zaplaceno v příslušných zálohách nebo na základě vyúčtovacích faktur.

Problém však není v této situaci jen v nedokončeném projektu nebo ve ztrátě důvěry dodavatelské firmy nebo poškození reputace obce. Nedokončený projekt vyžaduje zabezpečení a konzervaci dosud vzniklého majetku, což přináší nečekané vícenáklady, včetně nákladů na ostrahu. O to více může komplikace nastat pokud např. rekonstruujete školu nebo dům pro seniory a musí zajistit pronájem náhradních prostor pro cílovou skupinu na další dobu.

V takové situaci je vhodné přenastavit priority, harmonogram projektu, dohodnout s dodavateli odklad plateb nebo posun termínu dokončení projektu. Je vždy v zájmu obou stran, aby spolupráce dále pokračovala a aby byl rozpracovaný projekt dokončen a mohl nakonec sloužit svému účelu. Dodatek ke smlouvě může situaci velmi účinně vyřešit ke spokojenosti obou stran, očekávejte nicméně, že druhá strana bude požadovat kompenzaci především po finanční stránce.

Realizační rizika

Realizace může být narušena vyšší mocí (počasí, povodně aj.), změnou vedení obce, které má jiné priority, neshodami s dodavatelskými firmami, odchodem klíčových členů realizačního týmu.

Pro všechny uvedené případy je třeba mít rezervy – finanční na nenadálé výdaje, personální v projektovém týmu nebo na obecním úřadě, aby se vždy našli kompetentní osoby, které mohou být nasazeny na komunikaci a řešení nenadálých problémů, které by za běžných okolností nenastaly. Ale také je vhodné od počátku mít v harmonogramu projektu nějakou časovou rezervu, která zdržení dané řešením nenadálých problémů, pokryje tak, aby včasné dokončení projektu nebylo ohroženo.

Problémy při zakládání staveb může způsobit neznámé geologické podloží, to může někdy vést k nutnosti vícenákladů na vrtání do skály, betonovou injektáž za účelem zpevnění podloží. Tato situace může nečekaně prodražit celkové náklady na výstavbu. Proto je třeba v položce zakládání staveb nebo zemní práce počítat dopředu s nějakou finanční rezervou právě na tyto nenadálé okolnosti.

Realizaci projektu může zkomplikovat také stavební řízení, pokud se setkáte se sousedy nebo neziskovými organizacemi, které situaci vnímají konfliktně – budoucí stavba z hlediska jejich subjektivního vnímání nějakým způsobem narušuje jejich zájmy, ať již jsou to zájmy ekologické, estetické nebo čistě věc dlouholetého zvyku, jak dosud daná lokalita vypadala. Zde je opět na místě předcházení problému a co největší vstřícnost v jednání. Neváhejte ustoupit ve věcech, které nejsou pro samotnou stavbu nezbytné, např. ustupte a snižte rozsah o jedno patro, zvolte méně výraznou barvu fasády, méně výrazně tvarovanou střechu. Úředníci stavebního úřadu jsou zajisté také raději pro rychlé a smírčí ujednání sporu než opakovaná místní projednání, na nichž se strany pouze hádají, aby přesvědčily, že právě jejich pravda je ta nejlepší a jediná správná.

Výběr projektanta, který má dlouholeté zkušenosti, může mnoha rizikům výrazně předejít. Stejně tak i zkušená stavební firma. To má význam především při kolaudaci, zkušení dodavatelé vše realizují tak, aby u stavebního úřadu nenarazili a nemuseli ještě řešit na poslední chvíli nějaké vícepráce a ohrozili tak termín dokončení. Často se kolaudace oddálí jen kvůli nějakým drobným požadavkům hasičů nebo hygienické služby, které mohou být malicherné, ale stavební firmě i realizující obci mohou způsobit významné vícenáklady – provoz investice je odložen, tím investice negeneruje příjmy nebo neslouží cílové skupině, stavební firma se nemůže přesunout